Hier lees je welke gegevens Tenmere bewaart, waarvoor, waar en hoe lang, en wat je rechten zijn.
1. Wie wij zijn
Tenmere is software voor verhuur en vastgoedbeheer. Tenmere wordt geleverd door Tenmere, [adres], KvK [KvK-nummer]. In deze verklaring heet dat "wij".
Vragen over privacy: [privacyadres].
2. Twee rollen
Verhuurders en beheerkantoren gebruiken Tenmere. Zij zijn onze klanten. Zij zetten in Tenmere gegevens van huurders, eigenaren en contactpersonen.
Voor die gegevens is de klant verantwoordelijk. Wij verwerken ze alleen in opdracht van de klant, volgens een verwerkersovereenkomst.
Voor de accounts van medewerkers van klanten en voor ons eigen klantcontact zijn wij zelf verantwoordelijk.
Ben je huurder of eigenaar? Lees dan het deel Voor huurders en eigenaren onderaan deze pagina.
3. Welke gegevens
- Naam, contactpersoon, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK- en btw-nummer en debiteurnummer.
- IBAN en incassomachtiging.
- Contracten, huur en borg.
- Facturen, aanmaningen en betalingen, ook de naam en rekening van de betaler uit bankbestanden.
- Meldingen met foto's en berichten.
- Documenten die de klant toevoegt.
- Wie welke sleutel heeft.
- Ondertekenverzoeken: naam, e-mailadres, moment en ip-adres van ondertekenen.
- Inloggegevens: e-mailadres, wachtwoord (alleen als onleesbare hash), laatste inlog, en bij een inlogcode per mail het ip-adres van de aanvraag.
- Verzonden e-mail: aan wie, onderwerp en wanneer.
- Activiteit: wie wat wijzigde en wanneer.
Bijzondere persoonsgegevens en het burgerservicenummer horen niet in Tenmere.
4. Waarvoor
- Verhuur en beheer uitvoeren voor de klant. Grondslag: de overeenkomst.
- De boekhouding van de klant, zoals facturen bewaren. Grondslag: een wettelijke plicht.
- Tenmere veilig en werkend houden, bijvoorbeeld inloggen beveiligen en fouten opsporen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
Wij doen niet aan reclame, verkopen geen gegevens en maken geen profielen.
Cookies. Tenmere zet alleen cookies die nodig zijn om te werken. Er zijn geen cookies voor statistiek, reclame of volgen, en er draaien geen diensten van anderen in je browser. Daarom vragen we geen toestemming voor cookies.
| Cookie | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
| huurcockpit_session | Ingelogd blijven | 14 dagen |
| tm_apparaat | Dit apparaat herkennen bij inloggen, met je e-mailadres en een handtekening. Geeft zelf geen toegang | 90 dagen |
| tm_eigenaar | De eigenaar die een beheerder in het menu koos | 90 dagen |
| tm_start | De keuze bij de eerste stappen van een nieuwe organisatie | 90 dagen |
| tm_later | Taken die een beheerder op Te doen heeft uitgesteld | 30 dagen |
| tm_flash | Een korte melding na een actie | 60 seconden |
| tm_tweede | De tweede stap van platformbeheer | tot het einde van de tweede stap, hooguit 12 uur |
5. Waar
Tenmere draait in de Europese Unie, in een datacenter van DigitalOcean in Amsterdam. DigitalOcean, LLC is een Amerikaans bedrijf.
Elke nacht gaat een versleutelde reservekopie naar een computer van Tenmere in Nederland, en een kopie daarvan naar een tweede plek: [in te vullen]. De sleutel om ze te openen staat op geen van beide plekken.
6. Wie helpen ons
- DigitalOcean, LLC: hosting, database en bestanden, in Amsterdam.
- E-mail versturen: nog geen: Tenmere verstuurt nu geen e-mail.
- PDOK (Kadaster): krijgt alleen het adres van een pand, voor de kaart en de luchtfoto.
- CBS: levert de prijsindex voor het indexeren van de huur. Daar gaan geen persoonsgegevens heen.
7. Hoe lang
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Gegevens van de klant: huurders, eigenaren, contracten, facturen, betalingen, meldingen en documenten | zolang de klant klant is; daarna teruggeven en wissen (verwerkersovereenkomst, artikel 11) |
| Gegevens van een oud-huurder of oud-eigenaar (naam, contactgegevens, account, meldingen, documenten) | tot de verhuurder ze anonimiseert |
| Facturen, betalingen, afrekeningen en contracten na anonimiseren | 7 jaar na het einde van het boekjaar |
| Rekeningnummer van de incassomachtiging van een geanonimiseerde huurder | 14 maanden na de laatste incasso; daarna alleen de laatste vier cijfers |
| Sessies (ingelogd blijven) | 30 dagen na verlopen of uitloggen |
| Inlogcodes per mail, met het ip-adres van de aanvraag | 1 dag na het aanvragen |
| Verzendlog van e-mail (aan wie, onderwerp, wanneer) | 13 maanden |
| Activiteit over geld (facturen, betalingen, inkoop, bankbestanden, incasso, afrekeningen, contracten, instellingen) | 7 jaar |
| Overige activiteit (huurders, eigenaren, panden, sleutels, meldingen, collega's) | 2 jaar |
| Activiteit van Tenmere support, ondertekenen, verzoeken over persoonsgegevens en het akkoord met de voorwaarden | tot de organisatie wordt gewist |
| Bewijs van akkoord op de voorwaarden | 7 jaar na het einde van de klantrelatie |
| Onderhoudsruns (vangnet, opruimen) | 90 dagen |
| Documenten zonder bestand (een mislukte upload) | 1 dag |
| Bestanden waar niets meer naar verwijst | 24 uur |
| Versleutelde reservekopieën bij de exploitant: de dagelijkse sets (alles-<datum> en org-<id>-<datum>) | 30 dagen |
| Versleutelde reservekopieën bij de exploitant: de maandsets | 12 maanden |
| Back-ups van de beheerde database bij DigitalOcean | [7 dagen, controleren] |
| Exports bij de exploitant (bij overdracht of aan het einde) | weg na de overdracht |
Gegevens van een klant blijven zolang hij klant is. Daarna krijgt de klant ze terug als volledige export, en wissen we ze binnen [termijn]. Uit de reservekopieën verdwijnen ze uiterlijk na 12 maanden. Facturen bewaart de klant zelf zeven jaar.
8. Beveiliging
- Elke organisatie is gescheiden. Een proef controleert dat geen klant gegevens van een andere klant ziet.
- Verbindingen zijn altijd versleuteld. Wachtwoorden bewaren we alleen als onleesbare hash.
- Inloggen is beschermd met een wachtwoordbeleid en een grens op het aantal pogingen. Platformbeheer vraagt een tweede stap.
- In de foutenlog komen geen persoonsgegevens.
- Elke nacht maken we een versleutelde reservekopie buiten DigitalOcean, en we oefenen het terugzetten.
9. Je rechten
Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren, laten verwijderen of laten anonimiseren, bezwaar maken en je gegevens laten meenemen. Facturen en betalingen moet je verhuurder zeven jaar bewaren. Die blijven, met je naam erop.
Ben je huurder of eigenaar? Vraag het je verhuurder of beheerder. In het portaal kan dat via Iets melden. Wij helpen je verhuurder daarbij.
Ben je klant, of medewerker van een klant? Mail [privacyadres].
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Versie
Versie 2026-10. Verandert er iets belangrijks, dan zetten we een nieuwe versie op deze pagina en laten we het onze klanten weten.
Voor huurders en eigenaren
Huur je via Tenmere, of beheert iemand je pand met Tenmere? Dan is je verhuurder of beheerder verantwoordelijk voor je gegevens. Tenmere bewaart en verwerkt ze alleen in hun opdracht.
Je verhuurder of beheerder bewaart je gegevens voor je huurcontract, je facturen en je meldingen. Welke gegevens dat zijn en hoe lang ze blijven, staat hierboven bij 3 en 7.
Wil je je gegevens zien, laten verbeteren of verwijderen? Vraag het je verhuurder of beheerder. In het portaal kan dat via Iets melden. Heb je nog geen contract, factuur of afrekening, dan kan hij alles verwijderen. Na je huurcontract, of als eigenaar na de laatste afrekening, kan hij je gegevens anonimiseren als er niets meer openstaat. Dan gaan je naam, adres, e-mail, telefoon, account, berichten en foto's weg. Facturen, betalingen, afrekeningen en je contract blijven zeven jaar, omdat de wet dat vraagt. Het rekeningnummer van een incassomachtiging gaat weg zodra de laatste incasso 14 maanden oud is. Uit de reservekopieën verdwijnen je gegevens binnen 12 maanden.
Ben je het niet eens met hoe er met je gegevens wordt omgegaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.